我們想讓你知道的是研究IBM多年的作者發現,當獨立作業時,我們都能輕易找出適合自己的良好工作方式;但在團隊合作時,為了融入一個群體,我們就必須做出相當大的讓步。久而久之,就只能陷入「大家一起笨」的惡性循環泥淖之中……



文:岡特・迪克(Gunter Dueck)

為了加入大家,需要不斷的讓步

我們必須簡化所有團隊合作上將會發生的問題!

為什麼人類能夠發明火星探測車,卻無法聰明的團隊合作呢?為什麼主管要擅自訂下合作的目標,並將團隊合作視為一種「挑戰」呢?是否主管們已經預見,我們在合作的過程中,會發生爭執呢?是否在開始合作前,就潛藏著我們不知情的問題呢?而是否每個合作的環節,對我們來說都是一種磨難呢?

媽啊!工作被搞得太複雜、瑣碎

本書要探討,因自身錯誤而造成生活中的複雜性,並得知事情發展至此的主要原因。而本書最後也會提出針對這些問題的解決辦法——並非「粗略」,而是以「智慧」處理問題。你的老闆一定曾說過:「聰明工作,而非埋頭苦幹」,但這種方式只有在獨立作業時才有辦法達成。為了融入一個團體,我們必須做出相當大的讓步。因為先前訂立的不合理規範,導致我們不斷往錯誤的方向前進。透過本書,我將針對過度複雜化的工作與生活,提供一些反饋。

在編寫這本書時,我花了許多時間在Google上找尋靈感。其中,我在奧利維亞.米謝爾(Olivia Mitchell)的個人網站,找到了一張大大啟發我的圖表,這張圖表彷彿閃爍著知識的光芒。當下我立即停下手邊所有的工作,並開始深刻思考。隨後我就開始架構本書內容,並引述米謝爾的圖表來進行概念說明。你可以在〈簡化曲線 1〉看見我所提出的論點。

奧利維亞.米謝爾透過她的觀點,明確表述了這個理論的含意。所有人都知道,擁有高度知識的專家們,容易將問題過度複雜化,並苛求聽眾能夠理解他們的想法。針對這件事,有兩種補救的辦法:一是,我們可以粗略簡化問題的複雜性(以英文解釋:dumb down,「通俗化」,或是「貶低」與「降低水準」,更確切說法:「將事情愚蠢化」)。另一是,我們也可以嘗試透過圖表,或一些實際範例來說明整件事的複雜性,使所有人都能簡單理解,也就是將問題「智慧簡化」。

這兩種方式都能為聽者降低理解上的困難度。講者可以選擇把最困難的關鍵點,用一句話輕鬆帶過,將問題簡化到水準盡失——這當然是最簡單的方法。例如:主管經常會說:「我們目前正處於絕佳狀態」,或是政治人物經常掛在嘴邊:「我們必須採取永續經營策略」。又或者,講者可以透過聽者的視角,消化與反思他們的經驗,隨後舉出容易理解的實例、圖表與比喻,藉由這個方式切入複雜的問題點,同時啟發與吸引聽者。

團體工作的壓力,讓人只想虛與委蛇

如果你是獨自一人作業,就能夠非常簡單的替自己作主,你可以省下許多力氣,安全避開團隊將會遇見的「挑戰」,並達到真正有用的成效。而上述提到講者所面臨的兩種選擇,後者需要你與講者共同努力。因為要真正清楚理解一件事,是件非常艱難的差事,這困難度也讓許多思想家同聲贊成。

如果你在團隊中或是「群體」(Schwarm)內工作時,必須在一個小時後向主管呈交一份口頭報告,你會怎麼做呢?(我在企業管理上有許多經驗,可以向你保證:主管通常會要求員工真的把報告「做」出來!)你第一時間或許會覺得,為什麼自己還要花心力來做這份報告?主管同樣也忙於日常業務,沒有人願意浪費寶貴的時間來做這件事。但這份報告必須被完成。所有人都在等著看誰會主動去處理這件事,隨後這句話就如魔法一般出現:「我們可以開會時一起完成。」你鬆了一口氣,所有同事共同負責,就沒有人必須獨自承擔責任。

因此,一個小時的會議就這樣成形——它就這麼發生了!而當會議開始時,只會出席約半數的主管與經理,其他的則去了「重要商業會談」,或是「拜訪重要客戶」,所以你不能對他們提出批判。然而,由於出席會議的同仁太過忙碌都沒有做好準備(他們總是如此),因此在報告中,複製與貼上許多先前會議的舊資料。

我們究竟得到了什麼?美國人總是會說:「這是我個人的微薄建議,僅供參考」。所有人都想把自己的意見納入其中,但成果當然並不令人滿意。然而,主管卻用大家東拼西湊、漏洞百出的結論,當成行事的基礎。他仍然可以在報告上加個圖表,好讓內容達到可令人接受的水準,並遞給助理簡單一瞥。「很好,這樣就完成了,趕快去下個會議吧!」
p13簡化曲çš1
我們完全沒有時間去構思一個真正「有智慧」的報告。在〈簡化曲線1〉的左方,我們朝著愚笨方向下墜,同時將複雜的問題點粗略簡化。在開會中,這樣的作法暫且沒問題,所有同事在會議結束時也都這麼認為,甚至可能會說:「這個計畫非常完美,不能再更好了,必須立刻實行。來看看主管能不能接受這個作法……但他或許會要我們再開個會,繼續討論這個問題。」

團隊會議與個人獨立作業有所不同。當我們獨立作業時,能夠自行在粗略與智慧簡化的方向中來回思索,或是直接選用智慧簡化的方式來達成目標。而在會議中,選用智慧簡化的可能性微乎其微。

在開會的壓力之下,多數人都會選用較粗略的方式來解決問題。因此,我想將「群體愚行」(Schwarmdummheit)的概念,當作本書討論主題。我會深入解釋我們為何時常需要加班,或是工作步調過快的原因。而在不斷理解與探討問題的脈絡後,最後結論通常都是——「工作效率低下」。那麼,為什麼大家不好好認真工作呢?為什麼時間都不夠了,還要將問題複雜化呢?為什麼要開這麼多沒有結論的會議呢?為什麼那些高薪經理,要在無謂瑣事上花這麼多的時間呢?為什麼我們提出的方案如此索然無味呢?

智慧簡化才能解決問題

對於這些疑問,我會透過比較「粗略簡化」與「智慧簡化」的圖表,提供令人滿意的答案。而〈簡化曲線 2〉的圖表,儘管與前一張〈簡化曲線1〉的圖表相比,呈現出的對比十分極端,但在實際情況下,粗略與智慧簡化兩者本身並非完全相對。
p15_簡化曲çš2


第二張圖表呈現出了一些細微的差異。我們先來想像一個不易開發的新產品,開發過程的五個階段如下:

1. 產品開發第一階段被各式各樣的概念拼湊而成,粗糙簡陋,尚有許多漏洞,僅能用於少數用途。

2. 產品開發第二階段已經相當不錯,可用於多數用途,但使用起來非常繁雜(類似早期的錄影機),也不易上手。其中有些缺點令人生厭(你可以想想我們都是世上第一台電腦的受試者),也因為產品本身的複雜性,使我們經常無法順利處理問題而感到失望。且它並沒有針對使用者的需求來設計,使用起來並不順手。

3. 產品開發第三階段已邁向成熟,但仍相當複雜。它能夠完成所有你下達的指令,但可惜的是,你必須是這項產品的專家。大部分的潛在客戶都無法輕鬆上手,僅能使用產品的基本功能。(例如:並不是所有人都會使用 Adobe Photoshop 全部的功能,甚至只會用來瀏覽圖片。Microsoft Word 同樣也能處理許多問題,但絕大多數的人都只用來打幾行字而已。)目前這項產品僅能用於某項特定的目的,且需要花上大量的時間學習。

4. 產品開發第四階段解決了使用上複雜的問題後,這項「All-in-one」的產品已經找到了「聰明」的解決辦法。大部分的功能對於使用者來說可以輕鬆上手,特別是在使用上能立即理解,而且維修專員也能夠輕易維修。

5. 產品開發第五階段已達到智慧簡化該有的樣子,它的功能幾乎使所有人都相當滿意。

適合團隊合作的方案,耗費過多意志力和成本

上述特徵,我們將會在〈簡化曲線 3〉進行說明。
p16_簡化曲çš3

在先前段落有提過,本書的核心重點「群體愚行」——說明了我們在會議與團隊合作的思維上,受困於圖表左側。同事與主管當然會不斷鼓吹大家尋求聰明的解法,甚至提出一個出色的解決方案。不過一旦以團體為單位開始共事,我們提出的方案既複雜(使用上當然不佳)又繁冗(可以使用,但需要耗費許多成本)。

我們的日常生活充滿著利益衝突、同業競爭、規則限制、報告要求、文書義務、品質控管與大小會議,難道還有人有時間、空閒與熱情,來思考顧客所提出的回饋嗎?就算真的有,難道他不會在會議中,被其他渴望擁有快速且有效解決方案的同事們圍剿嗎?「有辦法就趕快提出來!」——這是主管或難搞同事的經典台詞。這種情況是必然的。

終究你還是得和別人合作,那該怎麼辦?

為什麼企業不傾聽顧客的建議?為什麼大家不相互交流意見?為什麼主管不嘗試理解員工的想法,甚至彼此對立?因為所有人都堅守著自己的立場,他們看不見事情的整體,所以無法共同合作。如果所有人都能綜觀大局,那麼就有可能討論出一套通用的方式,甚至找到聰明智慧的解法。如此一來,大家就會認為這是一同展現「群體智慧」的機會。但是,若是我們只看事物的片面,則會再次產生紛爭,甚至又回到了「群體愚行」的窘境。這點我會用故事與實例解釋說明。

19世紀美國詩人約翰.戈弗雷.薩克斯(John Godfrey Saxe, 1816-1887)重述了非常著名古印度詩歌:《盲人摸象》的故事。

六個盲人圍繞在大象四周,想知道大象到底長什麼樣子,他們看不見大象的模樣,只能用手觸摸。第一個盲人認為大象像一堵牆;第二個盲人認為大象像一條蛇;第三個盲人認為大象像一支茅……。這首詩歌開頭如下:

六名印度斯坦盲人
為了學習竭盡所能
前去一窺大象樣貌
(儘管他們全數盲瞎)
透過逐步觀看細查
或許能夠如願以償
最後以一段智慧寓言結尾:

宗教紛爭時常發生
於爭執者間,我想:
他們竟是如此無知
空談一隻大象,
其實:
他們皆全然看不見!

在詩歌的最後一段有著宗教上含意。不同宗教的神學家就像故事中的盲人一般,儘管沒有任何一個人見過神真實的模樣,他們卻能透過不同的觀點詮釋祂的存在。藉由這個方式,他們皆能推測一個陌生整體的樣貌。
p18盲人摸象

無法綜觀全局、團隊合作成了瞎子摸象

我經常在IBM與各大企業的演講中,特別引述這幅畫與詩歌,有時也會針對問題與狀況來調整故事內容。例如,我會向聽眾詢問:「什麼是IBM?(將大象替換掉)」,隨後會得到許多片面的回答:「IBM是電腦製造商」、「IBM是軟體開發商」、「IBM是伺服器開發商」、「IBM是科技諮詢處」、「IBM是研發與創新公司」……。而我會向他們解釋,因為他們已經產生了所謂的「片面思考」,所以無法正確得知IBM的整體概念。

某個部門的經理或是員工無從得知其他部門的工作狀況,這些部門對他們來說是相當陌生,所以當然也無法看到整間公司的全貌。最上層的主管經常呼籲所有同仁,應該為公司的整體發展而努力,但這當然不可能。員工並不了解這間公司的整體性,他們只能看見屬於自己的工作領域,但一間大企業涵蓋各式各樣的部門,像是人事部門、法律部門、採購部門、生產部門、開發部門、銷售部門等,他們像盲人一樣待在公司內,只認得自己的辦公室,難道他們有辦法跟其他部門的同仁相互理解並一同合作嗎?

當然在一間企業中,每個領域總是有與眾不同的人,他們可以理解與綜觀大局。可惜的是,他們無法成為會議中的多數——因為會議本身就是培養「群體愚行」的理想溫床。

片面思考阻礙理解團體目標

我經常和孩子們聊到,如果在學校表現優異的話,可以省下很多力氣,但若是達到卓越超群的程度,可能會被過度關注,陷入能者多勞的情況。而單單僅是優異的話(以德國成績來說大約是 85∼90 分),則會被分配到最小的工作量。沒錯,事情就是這樣!注重學校的紀律,就不太會引起麻煩,也能清楚理解學校整體的本質。

這邊的「理解」,並非指在成績、操行與排名上有良好表現,而是完全清楚校方訂出的規則,好好上學、放學,並在回家時完成作業。如此一來,這個孩子就能在課後隨意玩遊戲、滑手機或做自己想做的事。且因為他表現優異,所以沒有人會多說什麼,父母與老師都很滿意,甚至允許這個孩子在晚上出去玩或是熬夜到天亮,皆大歡喜!

但如果孩子的成績不及格,甚至需要在及格邊緣奮戰,就代表他只理解了學校整體本質的其中一部分而已,生活將會過得非常辛苦,再加上父母與老師不斷責罵,孩子心靈能量將日漸被消磨殆盡。將他送去補習班費時又傷財,而且若是孩子沒有成長的話,則會引來更多責罵。他拿不到零用錢,也不被允許晚上出去玩,滑手機亦會被視為萬惡之源,手機將被父母直接沒收,人生一片黑暗。

而為什麼公司的經營策略會在及格邊緣奮戰呢?不是將事情粗略簡化,就是成果差強人意。當他們無法達成主管訂定的目標,為了要得到上頭的「援助」,必須經過諸多品管測試與檢討會議,沒有人會對此感到滿意。不過,若是所有人都好好各司其職,這種情況就不會發生,但為什麼沒有任何同事想這麼做?

書籍介紹

本文摘錄自《我變笨都是公司的錯!:看企業組織如何毀掉聰明人才》,樂金文化出版

作者:岡特・迪克(Gunter Dueck)
譯者:朱庭儀

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天天上班愈上愈笨、愈上愈懷疑人生嗎?

每天睜開眼睛,想到要去公司就好累?

每個月都想離職,但是為了薪水還是咬牙撐下去?

逮到機會就想當薪水小偷,但是又覺得良心不安……

到底為什麼上班這麼痛苦!問題出在哪裡?

本書作者在IBM德國公司擔任技術總監20餘年,他發現……

其實以上症狀,有85%的責任在公司制度!

想要好好工作,為什麼那麼難?其實是公司帶頭害大家一起笨!

每天不是在瞎忙,就是在當薪水小偷浪費時間嗎?

工作愈來愈沒成就感,為什麼我們沒辦法好好工作?

研究IBM多年的作者發現,當獨立作業時,我們都能輕易找出適合自己的良好工作方式;但在團隊合作時,為了融入一個群體,我們就必須做出相當大的讓步。

團結就是力量大?才怪!事情真相是:一堆臭皮匠,也勝不過一個諸葛亮。當個人進入群體之後,原本的自我特性就會被群體遮蔽,智力也會漸漸被群體愚化。久而久之,就只能陷入「大家一起笨」的惡性循環泥淖之中……

大家一起笨的公司,會產生什麼樣的症狀?

檢視一下,你的公司也有以下問題嗎?

- 老闆總訂出「不可能任務」的工作目標

設下新目標後,我們通常會即刻動工,不會停下腳步來思索更好的策略,或是理解這項任務,是否為我們能力所及。若這項任務超出我們的能力範圍,會使所有員工與生產線負荷不來,導致錯誤、延宕與憤怒的發生,同時衍生出更多的工作量,拖垮所有的時間排程。

- 過多的工作壓力,讓人學會投機取巧

業務負擔過重、工作步調緊湊與情緒憤怒所產生出的壓力,迫使我們在接連不斷的工作中,逐漸變得投機取巧。我們忘記原先設下的目標,僅把所有的專注力,全都放在處理問題上。

- 為了追隨職務的常規或SOP,放棄追求卓越的念頭

每日的工作常規,近乎耗盡了我們所有時間,使我們不再對新知感到興趣,也逐漸失去對生活品質與崇高事物的追求。老闆要求我們在工作上精益求精,但根本就沒有人知道,他實際上想要什麼,甚至連他自己也不知道。

- 總把問題歸類為成本問題,讓人養成短視近利的心態

若公司每個環節都出了問題,管理階層最多只能解決最大的麻煩。例如:降低成本支出,其他問題就這麼繼續放置,逐漸演變成公司日後的隱憂。

- 陷入成堆的工作中,無法思考

壓在員工身上的績效目標,成了操控他們思想媒介。不過,有時不可靠的指標,只會誤導我們的判斷力。最後,它不僅無法給予我們確切的資訊與數值,也會使我們的思維出現偏見。

- 不敢說真話,問題一再被掩蓋

壓力、相異的興趣與觀點,加速了機會主義的蔓延,扼殺了所有建設性交流。在長時間的會議中,每個人與彼此相互交談後,卻沒有獲得任何結果,會議就如此毫無意義結束了。

如何在愚笨團隊中當個聰明人?

不想再當薪水小偷嗎?現在開始聰明安排工作,跨出群體智慧的第一步!

1. 找出合理的工作量

作者運用等候理論的公式,為我們合理計算出最適當的工作量。大多數情況下,大約 85%的工作率是最佳的狀態。也就是說,適度的彈性空間是必要的。

2. 設立具有建設性的目標

目標不要好高騖遠,做好計畫後,循序漸進、階段性的逐步實現。

3. 別讓自己陷入得處理太多迫在眉睫的問題

在繁忙工作中,因時間壓力關係,緊急的問題最後只能草率處理,出錯率自然增加。做好時間管理,安排工作優先順序,提升工作效率。

4. 最好別在期限前,才趕著完成工作

按照步調將工作好好完成,不要死到臨頭了,才開始思考要怎麼解決問題。

本書特色

1. 用幽默風趣、平易近人卻一針見血的文筆,深入淺出探討「群體愚行」現象。
2. 企業實例解說,淺顯易懂。
3. 教你如何在愚蠢團隊中聰明工作。
4. 企業如何從「群體愚行」扭轉成「群體智慧」的理想境界。




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