我們想讓你知道的是今年過年10天連假放完之後,工作爆量,而我能把工作消化完,不僅是因為提前做,其實去年以來,我在工作上培養了一個新習慣,我甚至覺得,只要把這件事做好,一個人工作的確能當多人用(不是鼓勵,但忙人需要),降低工作焦慮感。而這個習慣其實就是電子郵件的「預約寄信」,好處真的太多了,但哪種情境「預約寄信」會讓效率提高?


文:涼鹿日常大小事

年後上班第一週,祝各位開工大吉。今天滑Facebook,一堆人都還沒回到工作崗位,外頭天氣舒適、萬里無雲,真是不適合上班的日子啊,中午忍不住跑去散步、用餐,嚴格說來,我今天整天除了一個簡短例行會議,並無其他事。

按原先日程,今天要檢查並發兩篇稿子給媒體,寫幾封需要思考的工作信給客戶,理應是得忙整天,不過我在大年初七就把工作做完,今天空出來的時間,就待在LINE上,等候客戶有問題cue我討論,晚上不必加班就打電動。

能把工作消化完,不僅是因為提前做,其實去年以來,我在工作上培養了一個新習慣,我甚至覺得,只要把這件事做好,一個人工作的確能當多人用(不是鼓勵,但忙人需要),降低工作焦慮感。

這個習慣真的一點都不特別、不創新,而且難度很低,透過這篇要跟各位分享,那就是電子郵件的「預約寄信」,除了Microsoft outlook、Gmail,在去年8月,Mac內建郵件也跟進預約寄信功能,只要把信寫好,決定何時寄出信件即可,有沒有很簡單?一剛開始,別人以為我有多勤奮,早上八點就在寄信,久而久之小把戲就被看穿。

預約寄信的好處太多了,幫助最大的一塊就是掌控時程,沒有辦法在工作上掌控時間的人,最終就會被時間追著跑,相信很多人都碰過,明明是要交辦出去的工作,卻忙到無法交辦,通通卡在自已身上一團亂,只要花一點時間預約寄信,效率會瞬間提升好幾倍。

哪種情境「預約寄信」會讓效率提高?

如何使用「預約寄信」功能就請諸位自行Google,應有很多教學,有人誤以為預約寄信是想到什麼工作,就打在信上寄出,如果要確認的訊息很簡單,在LINE群組或是Messenger就能確認清楚,那便不用寄信,另外,過於複雜的工作或溝通,也不宜只用信件確認。

「預約寄信」是把時間掌控權奪回來的最佳良方,我認為有3種情境最合適使用。

  • 第一:每週例行公事

我每週固定有3-4個客戶例會,通常我會在每個星期日傍晚檢視隔週工作,並把該週要執行的工作重點列出,預約信件於週一早上9:00寄給每組客戶,這樣客戶在一週的開始就立刻能掌握一週工作重點,看起來是小事,但能省去很多潛在溝通問題。
  • 第二:被河蟹掉的工作

有些工作在不同管道上被交辦(e.g.老闆口頭說、LINE群組討論等)資訊散落四處,透過訊息提醒卻久久未果,最後甚至被忘記,這時就能錯開訊息提醒的時間,以「預約寄信」方式提醒對方。

如此一來,也不用擔心群組訊息被洗掉、往返間誤解訊息等,透過信件也能讓收信者有時間消化、回想被交辦的工作,若自己是PM或是控管時程的人,也不用懸著一顆心擔心資訊沒對接好,畢竟能做的都做了。

  • 第三:用預約寄信讀空氣

假設你的合作對象是朝九晚五的上班族,碰到週末,自動呈現半失蹤狀態,這時請暫時別再奪命連環傳。我曾經在處理一篇重要稿件,隔週一就要發布,急需客戶確認之時,客戶就在六點兩手一攤淡出群組,七點整打了喝酒的限動。

由於我是屬於工作焦慮型的人,像是這種狀況,在過去我會思慮很多,甚至會把「確認稿件」的事情掛心到週一,但若提前寫了預約寄信,週一早晨再溫馨提醒一下客戶,便能分擔自己的焦慮,換句話說,瑣事繁多之下,我也能避免自己忘記。

預約寄信,其實就是你的無限分身。

回到文章開頭提及的,在週一的早晨,我的預約寄信匣就有5封信寄出,寄出前我會再看一眼,接著邊吃早餐邊看今日大事,從科技線看到娛樂線(宋仲基居然火速結婚還要當爸),下午邊思考明後天的工作,一邊專心回覆客戶在收信後,需透過LINE討論的訊息,同時也有預留時間給需緊急處理的事。

假設我在週一才開始準備寄信或LINE轟炸確認,想必會變成手忙腳亂的開工日,從今天起,請各位務必試試「預約寄信」的效果,用自己的分身幫自己提高工作效率,成為時間管理大師吧!






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