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買東西誰不會?但產品要想賣得好,首先得買得好!作者肖瀟曾在中國大型國家企業總部任職。他認為,花錢買東西是一種專業,零基礎學採購,再晉升經營者,教你怎麼把花錢的大事變賺錢本事。

文:肖瀟

01 採購只要會殺價?經常換人以防弊?
所謂採購,是指企業在一定的條件下,從供應市場獲取產品或服務作為資源,以保證生產及營運正常開展的經營活動。在採購的發展歷程中,經歷了從傳統採購到戰略採購的演變。而在傳統採購中,人們對採購工作的認識,普遍存在幾種誤解:

誤解一:採購就是殺價,價格越低越好

有些人認為,做採購就要熱衷於和供應商打價格戰,把價格一再壓低,並將獲得最低價格視為成功。這是典型的誤解,之所以這樣做,是因為忽略了採購的總成本。

俗話說:「買的沒有賣的精。」供應商看似在價格上已經沒有營利的空間,但是他們會透過其他管道來挽回損失,例如降低材料品質、交貨時間不準時、服務水準下降等。結果,採購人員看起來在交易上占了便宜,過程卻飽經磨難,甚至在後續使用中,付出更大的代價。所以,不僅要關注單價,更要關注採購的總成本。

誤解二: 做採購就可以「吃、拿、卡、要」,不吃白不吃,不拿白不拿

有些人認為,採購是個肥差,很大程度上掌握著選擇供應商的權力,供應商有求於自己,就認為有權不用、過期作廢,所以在過程中為自己謀取私利。這種觀念和行為不僅有違職業道德,還使採購中的風險加劇。

對於任何管理良好的企業而言,都不會允許發生上述現象,在強化內部控制的基礎上,總會致力於打造堅守道德規範的採購團隊,以防止過程中的貪腐現象。

誤解三:認為企業要經常更換採購人員,以預防採購貪腐

有些企業認為,採購工作不過是花錢買貨,容易滋生問題,為了控制採購人員的不道德交易,得要經常更換人員,以防止貪腐發生。一些企業甚至明文規定,採購人員不得連續任職超過三年,期滿要轉調到其他部門工作等。

上述做法固然在一定程度上,有助於遏制弊案,卻忽視採購工作的專業度。由於採購在生產經營中發揮的作用越來越大,不再僅僅是簡單的事務性工作,而是專業性很強的職位。頻繁的調職,既不利於採購人員累積專業能力,也不利於培養、提升工作能力。

誤解四:認為做採購就要會急催貨,然後慢慢付款

有些人認為,做採購就是在拿貨的時候,要學會如何催供應商快速出貨;在收到貨物後,到了付款環節,卻不著急了。即便供應商不斷催促,還是非常淡定,能拖多久就拖多久,彷彿為所在的企業「減少」支出一樣。

其實,上述做法很不利於採購人員培養企業的商業信譽,更不利於與供應商發展良好關係,最終更會影響企業的健康發展。一般來說,每個企業都處於特定的供應鏈之中,如果只顧私利,不管上游供應商的死活,基礎就會動搖、甚至喪失其可持續發展的良性根基。

隨著社會發展和採購工作重要性的突顯,從傳統採購走向戰略採購,成為當前採購發展的趨勢。我們要判斷一家企業是否具備戰略採購的思維,主要基於下述關鍵特徵:

1. 從關注單價到關注採購總成本

採購總成本,就是採購材料的生命週期的全部成本。也就是說,從與供應商談好單價,到材料交付、運輸、檢驗、儲存、使用,轉化成相應的產品,直至產品為客戶所接受,或者遭到客戶投訴並處理完投訴的整個過程。過程中附加在材料單價之上,而發生的各種費用支出的總和,構成材料整個生命週期的成本。

2. 與供應商的關係,由短期交易到長期合作

傳統採購只關注單價,使得企業會基於價格因素而頻繁更換供應商,不利於與廠商發展穩定的夥伴關係。但在戰略採購中,企業與供應商會把彼此視為夥伴關係,雙方致力於長期合作,才有助於雙方實現雙贏的發展。

3. 供應商由分散到集中,數目由多到少

傳統採購只關注單價,誰的價格便宜就買誰的,使得供應商很分散,數目也很多。至於戰略採購,一般會強調高度集中,供應商的數目也會隨之減少。

我們知道,採購追求的是品質優、成本低、交貨準時、服務好。從品質方面來看,由於不同的供應商遵循不一樣的品質標準,而且在水準上參差不齊,因此如果供應商數量過多,就會使得材料品質波動大、不穩定,同時增加檢驗次數和檢驗費用。倘若從中篩選出表現優秀的廠商,就會讓品質有更好的表現;從成本來看,供應商數量多、貨源多,會使得企業採購數量分散,不利於形成數量優勢和規模效應;反之,可以透過採購規模效應,爭取到更好的價格優勢,以及更低的採購總成本。

從交貨與服務方面來看,實施集中採購,有助於企業成為供應商的大客戶,由於廠商普遍奉行大客戶優先原則,因此在產能分配、供貨保障、技術支援與服務上,都會不同程度的向企業傾斜,以滿足其需求。

4. 採購部門的角色,由被動執行到主動參與經營

傳統採購被視為一項簡單的事務性工作,主要是簡單的下單、跟催、驗貨、付款等,只是被動執行需求部門提出的商品規格;戰略採購則高度重視採購對於經營的重要性,強調其專業度,視為企業的一項戰略職能,使得人員積極主動參與經營。

02 採購成本降,利潤會加倍放大

一般來說,企業經營的成本結構中,採購原材料及零組件的成本占總成本的比例,會隨行業而有差異,約在30%至90%之間,平均水準會在60%以上。以製造業為例,採購成本(包括採購原材料和零組件)一般要占60%,人力資源投入要占20%,其他各種費用約占20%。由此可以清楚看到,採購成本是成本控制中的主體和核心部分,能否做好採購,是企業(尤其是製造業)成本控制中,最有價值的部分。主要體現在六個方面:

1. 影響企業的成本結構

企業的存在往往是為了滿足某種市場需求,而產品便是滿足相應市場需求的載體。經營中的各項費用,主要圍繞在產品如何滿足市場需求而支出的。在產品的成本構成中,採購環節形成的材料成本,所占的比重往往最大。如果企業不能有效降低採購成本,就難以從根本上改善成本結構。因此,有效降低這項成本,有助於從整體上降低總成本。

2. 影響產品品質

採購的材料品質不合格或不穩定,就會直接影響產品的品質與穩定性,從而導致企業增加其他環節(如售後環節)的成本,甚至喪失市場占有率。在很多實際案例中,產品品質不合格的背後,往往與採購的材料品質不佳,甚至和以次等品充當優質品有關。

3. 影響產品的交付與上市

企業的正常生產經營,通常需要採購方面的大力支持,畢竟巧婦難為無米之炊。舉例來說,一間汽車製造廠要如期推出某款車型,自然離不開各零件供應商在供應方面的支援。如果企業採購不到相應的零組件,產品上市日就要延遲。其實,在各行各業中,採購對企業的生產經營,發揮著不可替代的作用。

4. 影響企業對外部環境的反應能力

在競爭力構成中,企業對外部環境的快速反應能力,是一個重要的組成部分。基於此,採購時材料若能準時交貨以及控制庫存,會提高對外部環境的反應能力。例如,企業發現了一個絕佳的市場機遇,要迅速大量生產某款產品,但採購的材料如果遲遲不能交貨,就會影響切入市場的時機。又如,根據市場的變化,企業要讓產品轉型,卻發現過多的庫存占用大量資金,就會影響經營調整上的機動性。可見,採購影響著企業對外部環境的反應能力。

5. 影響盈利水準

在各項成本支出中,採購所占的比重往往最大。據統計,企業若降低一%的採購成本,在經過各層級的放射效應後,會增加10%至20%的利潤,從而直接決定盈利水準。正是為此,很多管理者才發現,採購能夠創造企業利潤!

6. 影響企業與供應商的關係

企業的採購工作會影響供應商的生產經營,進而影響雙方之間的關係。舉例來說,企業的採購需求會推動供應商持續改善,包括在技術、品質、價格、交付、服務和創新等方面的優勢,以更妥善滿足企業的需求,從而實現需求與供應之間的協調發展,逐步使得供需雙方建立雙贏的供應鏈關係。

由於採購成本在總成本中所占的比例很高,使得採購在多種角度影響企業十分深遠。因此,採購的專業度以及能否做好採購,日益引起很多企業的重視。

03 不只是拿錢買,採購得具備五種基本能力

在人們的傳統思維中,採購就是拿錢買東西,目的就是用最少的錢買到最好的東西,但事實並非如此。隨著經濟發展、市場的繁榮,以及企業之間競爭日益激烈,採購已經從單純的商品買賣發展為一種職能、一門專業,一項可以為企業節省成本、增加利潤、改善經營的專業能力。

在美國,曾經稱採購為員工在一個企業的「最後一站」;也就是說,假如一個人在某個崗位上的工作能力不勝任,就會被調整到其他較不重要的職位,以此類推。假如實在幹不了別的工作,就會被調到採購的職位上;要是再幹不好,就會遭到企業掃地出門。由此可見人們長期以來,對採購專業度的誤解之深。

如今,採購早已不是一份輕鬆的工作,而是需要較高的專業技能,也已經成為一個名副其實的技術活兒。例如,採購需要關注的不僅是價格問題,還包括品質水準、售後服務、總成本等。舉例來說,有些產品看起來買得很便宜,但是需要經常維修、不能正常使用,反而會大大增加使用產品時的總成本;假如採購人員一不小心購買假冒、偽劣的商品,就會為企業造成更大的損失。

只有具有專業功底的人員,才能對商品具有敏銳的洞察力。此外,有些企業為了維持採購隊伍的清廉度,而頻繁更換人員,這種做法也並非明智之舉,因為要提高採購人員的職能,都必須累積一定的工作時間。因此,若要調換,也最好在採購部門內部進行,以確保業務的持續性和人員能力的提升。

通常,採購人員應該具備以下五種基本能力:

1. 別只有成本意識,要加上價值分析能力

衡量一個企業是否優秀的最主要指標,是利潤的增長速度,是否大於銷售收入的增加速度,企業要做到這一點,就必須優化商品結構和不斷降低成本。一般來說,在利潤增長放緩的趨勢下,降低成本越來越受到關注,為此採購工作更應該以達到最低總成本為導向。

所以,採購人員在看到供應商提供的報價單時,要有一定的分析能力,除了直接的價格比較,還要能分析原材料的品質、交貨時間、付款條件等因素,從而透過價格看出價值。

2. 資訊整合能力

有些企業由於不夠了解市場,致使採購失誤,甚至使得各相關部門出現相互責難的現象,例如:

  • 有些供應商產品品質差、信譽度欠佳,但在採購時,為什麼還選擇這些廠商?
  • 為什麼採購的物品品質比別人差,價格卻比別人高?
  • 為什麼不能在價格低的時候採購?
  • 為什麼不在缺貨前就訂購,以至於影響企業的正常生產?

上述對採購工作的種種責難,實際上是由於缺乏市場資訊、部門間溝通不足等因素導致。採購人員要具備較強的資訊整合能力,具體來說,包括要懂得利用價值分析、成本分析與統計分析等技術,對物料價格資訊有客觀的了解;要懂得一定市場的調查研究方法和技巧,充分了解供應商的資訊;要懂得相應的生產技術和流程,從而了解物料品質與性能,強化精準採購;更要懂得運輸、保險、包裝、匯率等知識,以了解市場行情等。

3. 自我控制的能力

曾經有一位採購經理在上任初始,為了體現新官上任三把火,第一把火就是「炒」了一位供應商,取消與對方的合作。當這位採購經理正在為自己的魄力洋洋得意時,有一天,供應商企業的老闆來到這位經理的家門前,詢問自己的資格為什麼被取消,並告知這位經理,此舉直接導致其企業內一百多名員工失去工作。

從這件事情中可以看出,採購人員會在很大程度上影響別人,尤其是供應商的興衰。基於此,在工作中難免會遭遇供應商投來的糖衣炮彈,以及其他拉攏手段,此時人員要有一定的自我控制能力,要能正確處理與供應商的關係。

具體來說,採購人員在採購過程中,要堅持客觀公正,切忌表現出對任何人的偏好;要謝絕採購中的各種賄賂,潔身自好;在與供應商談判的時候,要將所有的價格、條款、條件和協議,建立在正常的業務判斷基礎上,絕不能因為一己私利而影響採購工作。

4. 表達能力

在採購中,無論是用口頭語言,還是用書面與供應商溝通,採購人員都要能夠正確、清晰的表達採購物品的各種條件,如產品規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等,避免產生任何歧義。為此,採購人員要具備很強的表達能力。

5. 溝通協調能力

在企業中,採購業務牽涉面較廣,為了順利展開業務,也為了盡可能減少失誤、發揮採購促進企業整體發展的作用,採購人員除了強化個人能力以外,還需要企業內部各部門的密切配合。

簡言之,採購是個技術活兒,要想做好採購工作,離不開強化與提高多項素質和能力。

書籍介紹

本文摘錄自《賺錢公司的採購學:產品要想賣得好,先得買得好。懂採購,獲利比銷售賺更多,下一個高階主管就是你。》,大是文化出版
作者:肖瀟

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「採購和銷售,是全公司唯二能掙錢的部門,其他部門發生的,都是費用。」
——奇異電氣前總裁 傑克.威爾許
  • 當採購有啥難,會討價還價就行?錯!幹採購搞懂的專業,夠讓你成為經營者。
  • 催貨要急,貨款慢付?當心最後和你配合的廠商害你丟頭路。
  • 採購如何防弊、不積壓資金?不懂品質檢驗方式,如何買到好東西?
  • 要知道供應廠商報價合不合理、有沒有摻水,該從哪些地方著手?

買東西誰不會?但產品要想賣得好,首先得買得好!

作者肖瀟曾在中國大型國家企業總部任職。他認為,花錢買東西是一種專業,

零基礎學採購,再晉升經營者,教你怎麼把花錢的大事變賺錢本事。

採購計畫和預算,該怎麼訂?

  • 先弄懂公司需要什麼?因為買了,還不等於買對了!

給相關部門的請購單上,一定要請對方確認數量、包裝、售後服務、
運輸和檢驗方式等,過程中若發現更適合的產品,亦可調整原先採購需求。

  • 最適採購量的計算要考量七個變數:

擬定預算時,要先打聽材料行情,預估需求數量,
訂採購計畫時要先加法再減法,本書提供申請單據、計畫表和預算表,讓你照套。
成功企業的背後,都有一群優質供應商,該怎麼和他們打交道?

  • 如何對待供應商:獵人模式 vs. 牧人模式。

獵人模式只在乎價格,不斷要求供應商降價,往往兩敗俱傷。
牧人模式是與供應商共同成長,豐田就用這套方法讓一款車型降低30%的成本。

  • 處理供應商關係的八字方針:分類、減少、開發、扶持。

依採購金額和供應風險,可將供應商分為四類「槓桿型、戰略型、一般型、瓶頸型」。
怎麼應對?重點是不能被對方牽著鼻子走,但也不能太常換廠商,如何評估?
內附供應商績效考核分數表,協助你作為監督依據。
採購談判與價格控制?

  • 討價還價有三招,畢竟公司採購不是逛夜市!
  • 了解供應商報價背後的三種算盤,讓你殺價殺得更理所當然!
  • 報價有沒有摻水?可從幾個面向一眼看穿是否過高!

但重點是,參與談判的團隊成員不能自行唱反調。
產品的品質要好,得從原料的採購開始,從頭管理!

  • 全面品質管理(TQM)有八個步驟,再配合奇異公司的六標準差。

如何用制度管理採購品質?本書有範例供參照。

還有,採購不能忽視的最後一關:驗收。怎麼驗?

採購怎麼樣才算做得好?

全球最大、擁有8,500家分店的連鎖超市沃爾瑪說:永遠不要買太多!

本書附錄採購常見英文縮寫對照、以及採購常見英語場景對話,

讓你零基礎也能懂採購,更能從小採購晉升為經營級主管!





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