主管並不是萬事通,決策與判斷也不一定100%正確,但部屬往往會因為害怕破壞工作上的關係,而不敢向主管提出反對的意見。然而,若自己的想法確實有益公司發展,應該秉持專業勇敢提出建議,這不僅能幫到公司,也能讓上司更欣賞你的能力,甚至藉此得到升遷。下對上的溝通,特別是提出反駁意見時,的確比平行溝通更須留意一些細節,目前在Open College擔任社群經理的Tess Pajaron便提供了4個訣竅,幫助部屬們若遇到與主管意見不同時,該如何將這些想法成功地說出口。


一、平時須建立信任感


在溝通的訣竅上,Pajaron認為雙方之間穩固的信任是相當重要的基礎,若你與某人彼此都相當信任對方,那麼對方就較有機會採納你的意見,而主管與部屬間也是如此,若你與主管有著相當良好的關係,那麼他就較有機會考慮你的想法。至於如何與主管建立穩固的關係,Pajaron表示,若是部屬的角色,平常就應該將主管交代的任務做好,當個可靠的人,並且最重要地,以正面的態度完成每一件事情,如此一來,若某一天你與主管間想法分歧時,便更有可能讓主管採納你的意見。


二、使用稱讚當作開頭


當真正將心中的想法說出口時,「說」的方式也相當關鍵,因為不只底下的部屬,身為團隊領導者的主管也一定相當在乎目前所要討論的事情,若沒有控制好用詞,最後便很可能演變成激烈爭吵。因此Pajaron提醒,在表達意見的一開始先不要直接說出你不認同的事情;相反地,可以先提供一些正面的評論,或者講述你所觀察到的優點,接著再開始說明你所不認同的地方。除此之外,在溝通過程中,也要記得先安定情緒,平靜地陳述想法,並且避免使用憤怒或不耐煩的語調及不禮貌的肢體語言,例如將手臂交叉或翻白眼等。


三、蒐集資料提出解決方案


在提出反對意見時,Pajaron表示,主管通常會希望部屬的想法背後有足夠的資料或數據支持,而不只是單純地以直覺去推測,因此在每一場會議或大型專案開始之前,蒐集與熟悉相關的資訊便相當地重要,而如此一來,當你想要分享不同的觀點時,便能有清楚且明確的資料可以支持與佐證,也讓你的想法更加有力,並更有機會被採納。

而除了事先做好研究之外,在提出意見的同時最好也能提供新的解決辦法,讓主管知道你在提出意見前已做好十足的準備,而且不單只是提出你認為錯誤的地方,等著其他人改善,而是以團隊的角度出發,希望整體任務的運作能夠更加的完善。


四、態度保持「理直氣和」

當我們對某件事情持有強烈的反對意見時,我們可能難以平心靜氣聆聽其他人的看法,這時你可以試著站在對方的角度去思考,讓自己的想法能夠更彈性,而這樣的態度不只能避免爭吵,對於解決問題也相當地重要。

此外,不可避免地,有時即使你提出了反對的意見,最後的結果仍有可能不如你所願,而這時你必須懂得退讓,好讓任務能夠繼續執行,因為一間企業裡的所有成員,不論是長官或部屬,都應該秉持著相同的目標執前進,而當最後結果不理想時,也千萬不要說出「我早就說過了」的類似的話,否則也會破壞團隊的和諧。

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